Les conventions peuvent avoir une date de début et de fin. Ces dates sont avant tout informatives et n'ont pas d'impact sur l'utilisation des conventions. On peut donc continuer à utiliser une convention au-delà de sa date de fin. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un marché se prolonge quelques semaines.
Analyser les impacts d'une modification
Lorsque des modifications sont apportées à une convention, elles s'appliquent automatiquement à l'ensemble des dossiers liés à cette dernière. Il faut donc être plus ou moins vigilant en fonction de ce qui a changé.
Par exemple, un changement de tarif s'applique à tous les dossiers non encore facturés. Il peut donc être pertinent de facturer les dossiers terminés avant d'intervenir sur la convention.
Si la modification ne porte pas sur le tarif mais sur le numéro de marché ou de lot, il convient de s'assurer que les documents reprenant ces informations aient bien été générés et enregistrés préalablement afin d'éviter qu'ils héritent d'une mauvais numéro.
La duplication, ça rassure !
Si un marché se prolonge mais que son numéro ou son tarif change, il peut être plus prudent de conserver la convention initiale et d'en créer une nouvelle prenant en compte les évolutions.
Les dossiers en cours peuvent ainsi conserver leur convention sans risque, la nouvelle s'appliquant uniquement aux dossiers entrants.
Petite astuce : en dupliquant la convention on gagne un peu de temps...