Les risques de doublons se produisent majoritairement lors de la réinscription d'un bénéficiaire.
Rappelons ici qu'un nouveau dossier doit en effet être créé si le bénéficiaire suit une nouvelle prestation dans votre centre. Un même bénéficicaire peut donc posséder plusieurs dossiers mais une seule fiche annuaire.
Quelques précautions pour éviter les doublons :
•Débloquer les pop-ups sur votre poste : les paramètres de sécurité de votre navigateur peuvent empêcher l'affichage de la pop-up vous informant de l'existence de doublons. Pour cela se rendre dans Préférences>Sécurité et confidentialité de votre navigateur.
•Lors de la création d'un nouveau dossier, prendre l'habitude d'entrer le nom et le prénom du bénéficiaire et de sortir du champ. Si votre bénéficiaire est déjà venu, une pop-up s'ouvre et signale qu'une fiche annuaire (un compte) existe déjà avec ce nom-là.
S'il s'agit du même bénéficiaire, vous pouvez cliquer sur la fiche annuaire : toutes les données seront incrémentées automatiquement dans son nouveau dossier.
Si aucune pop-up ne s'ouvre : aucune fiche annuaire n'a été créée. Vous pouvez créer votre nouveau dossier.
•Lors de la création d'un nouveau dossier, il est possible de cliquer sur le champ Nom et d'entrer le nom du nouveau bénéficiaire directement dans la pop-up de recherche de l'annuaire. Valider. Les fiches annuaire créées avec le même prénom et nom s'affichent alors. Vous pouvez choisir celle qui correspond. Si le bénéficiaire n'est pas apparu dans la liste des fiches annuaire déjà créées avec les mêmes prénom et nom, poursuivez alors la création de son premier dossier.
•Il est possible de dupliquer un dossier du bénéficiaire depuis son premier dossier, sans créer, là non plus de doublon de la fiche annuaire. Depuis l'écran de son dossier>fonctionnalité Dupliquer. Tous les champs s'incrémentent avec les données du premier dossier. La fiche annuaire reste unique.